S námi se v dotacích neztratíte!
Naše dotační mapa vás postupně provede všemi deseti základními fázemi dotačního procesu. 👇
Dobrou zprávou je, že se všemi částmi dotačního procesu vám dokáží pomoct naši specialisté. Víme, že dotace jsou milionová výzva. Neváhejte nás oslovit zde a postavte se jí s námi! Známe správnou cestu k dotacím a dovedeme vás k cíli.
Předprojektová fáze
Posouzení dotačních možností
Ještě před podáním žádosti o dotaci je nutné prověřit vaši šanci na získání podpory. Je možné, že vám výzva nebude sedět stoprocentně. Od toho jsme tady my, abychom vás navedli na tu správnou cestu. Chcete zjistit, jestli máte šanci získat dotaci? Kontaktujte nás prostřednictvím kontaktního formuláře, garantujeme 100% jistotu zodpovězení dotazu.
Předprojektová fáze
Posouzení dotačních možností
Ještě před podáním žádosti o dotaci je nutné prověřit vaši šanci na získání podpory. Je možné, že vám výzva nebude sedět stoprocentně. Od toho jsme tady my, abychom vás navedli na tu správnou cestu. Chcete zjistit, jestli máte šanci získat dotaci? Kontaktujte nás prostřednictvím kontaktního formuláře, garantujeme 100% jistotu zodpovězení dotazu.
Příprava projektového záměru
Většina poskytovatelů dotace podmiňuje samotnou žádost povinnými přílohami. Nelze s jistotou napsat výčet příloh, které je nutné doložit vždy. Každý poskytovatel dotace má jiná pravidla a jiná kritéria během hodnocení žádostí. S tím vám naši experti samozřejmě pomohou a nastaví váš projekt tak, aby získal co největší počet bodů.
Obecně se mezi povinné přílohy mohou řadit dokumenty jako např. projektová dokumentace, projektový záměr, studie proveditelnosti, položkový rozpočet projektu, stavební povolení nebo různá čestná prohlášení. V rámci našich služeb vám vše nezávazně vysvětlíme a provedeme vás všemi povinnými náležitostmi.
Příprava projektového záměru
Většina poskytovatelů dotace podmiňuje samotnou žádost povinnými přílohami. Nelze s jistotou napsat výčet příloh, které je nutné doložit vždy. Každý poskytovatel dotace má jiná pravidla a jiná kritéria během hodnocení žádostí. S tím vám naši experti samozřejmě pomohou a nastaví váš projekt tak, aby získal co největší počet bodů.
Obecně se mezi povinné přílohy mohou řadit dokumenty jako např. projektová dokumentace, projektový záměr, studie proveditelnosti, položkový rozpočet projektu, stavební povolení nebo různá čestná prohlášení. V rámci našich služeb vám vše nezávazně vysvětlíme a provedeme vás všemi povinnými náležitostmi.
Podání žádosti o dotaci
Podání žádosti o dotaci může u lehčích dotačních programů zabrat pouze 20 minut, ale u těch složitějších i několik dnů až týdnů. Nechte složitější žádosti na nás. Tým odborníků je vám kdykoli plně k dispozici.
Někteří poskytovatelé dotací tolerují pochybení v žádosti a po vyhodnocení vyzvou žadatele, aby chybu dodatečně opravil (např. zasláním správné formy přílohy, pokud v ní chyběl třeba podpis žadatele). Někteří poskytovatelé dotací ale žádné pochybení netolerují a vaši žádost nekompromisně vyřadí. Z toho důvodu je nutné mít dobře nastudované všechny podmínky dotace.
Pokud budete mít zájem o naši pomoc s vyřizováním žádosti o dotaci, předem si nastavíme podmínky spolupráce tak, aby vyhovovaly vám i nám. Po vzájemné domluvě se pustíme společně do práce. Dle typu dotace vám napíšeme studii proveditelnosti, vymyslíme s vámi hlavní přínos vašeho projektu a na závěr vám včas zpracujeme a odešleme kompletní žádost projektu. Nemusíte se bát, máme bohaté zkušenosti. Podali jsme již více než tisíc unikátních projektů a každému našemu klientovi jsme pomohli získat minimálně 1 milion Kč, přičemž dohromady jsme našim zákazníkům ušetřili už více než 10 miliard Kč. Přesvědčte se sami v referencích.
Hodnocení žádosti
Po odeslání žádosti přichází na řadu zdlouhavý proces, a to vyhodnocení všech podaných žádostí. Vyhlášení výsledků podaných žádostí může trvat v řádech týdnů až měsíců. Během naší praxe jsme se setkali s nejdelším hodnocením žádosti v počtu 7 měsíců.
Pro větší bodovou úspěšnost je nutné už při podání žádosti hledět na hodnotící kritéria. Žadatel mnohdy dokáže předem odhadnout, kolik bodů za svůj projekt obdrží. Pokud hodnotitelé nenajdou pochybení a váš projekt splní všechna kritéria, obdržíte dotaci, o kterou jste žádali (výjimečně i nižší), a můžete se pustit do další projektové fáze. Z žadatele o dotaci se tak stáváte příjemcem dotace.
Bohužel se může stát, že i když váš projekt splní hranici bodového kritéria, bude zařazen do pořadníku. Do pořadníku se může vaše žádost dostat ve chvíli, kdy celková finanční alokace výzvy nebyla dostatečná. Jinými slovy se jedná o situaci, kdy celková hodnota podaných projektů převyšuje rozpočet poskytovatele dotace pro tuto výzvu. V takovém případě je nutné buď čekat, zdali nějaký projekt před vaším neodstoupí, nenavýší se finanční alokace výzvy nebo se všem projektům pod čarou nepošle písemné vyjádření o neposkytnutí dotace.
Bohužel, na dotaci neexistuje žádný právní nárok, a proto je mnohdy vyjádření poskytovatele dotace konečné a nelze se proti němu odvolat. Pokud podání žádosti v daném roce nevyjde, není veškeré snaze konec. Žadateli nic nebrání tomu, aby připravenou žádost podal v dalším kole, které může být vyhlášené opětovně v daném roce nebo v tom následujícím.
Projektová fáze
Výběrové řízení na dodavatele
Při realizaci projektu je jedním z klíčových úkolů příjemce dotace realizace výběrového (dle terminologie zákona „zadávacího“) řízení na dodavatele. Dodavatel musí být vybrán podle určitých pravidel. Jedná se o vysoce formalizovaný postup, při kterém musejí být dodrženy jednotlivé kroky, lhůty a vypracovány odpovídající dokumenty.
Výběrové řízení je nutné vyhlašovat dle podmínek poskytovatele dotace i zákonů ČR. Doba od vyhlášení výběrového řízení do podepsání Smlouvy o dílo nebo Kupní smlouvy se může pohybovat v řádech měsíců, proto je potřeba v časovém harmonogramu projektu s touto položkou počítat. Je nutné vypracovat zadávací dokumentaci a zadávací podmínky, vyhlásit zakázku, dodržet minimální lhůty pro podání nabídek, ustanovit osobu nebo hodnotící komisi pro otevírání obálek s nabídkami, zkontrolovat nabídky, vyhodnotit je a vyhotovit veškeré potřebné dokumenty. Proces výběrového řízení končí podpisem smlouvy s vítězným Dodavatelem.
V rámci našeho portfolia nabízíme více než jen zprostředkování dotací a jejich administraci, na holičkách klienty nenecháme ani v případě realizace výběrových řízení. Výhodou spolupráce s námi je zajištění výběrového řízení vašeho projektu, celý projekt tak budete mít schovaný pod jednou střechou. Spolupracovat s vámi bude dlouholetý expert na oblast výběrových řízení, právník a konzultant Mgr. Luboš Novosad, který zajišťuje našim klientům veškeré kroky nutné k realizaci výběrového řízení.
V případě zájmu zpracováváme taktéž kompletní dokumentaci potřebnou k výběrovému řízení, kterou od nás obdržíte do 24 hodin od objednávky. Jedná se o vytvoření kompletní dokumentace pro vyhlášení veřejné zakázky malého rozsahu (VZMR) na stavební práce/ dodávky/ služby. Služba je vhodná zejména pro programy IROP, OPŽP, OP PIK, SZIF, MMR, MF, MŠMT aj., stejně, jako je vhodná pro veřejné zadavatele, a to i mimo dotované projekty. Bližší informace ke službě výběrového řízení naleznete zde.
Realizace projektu
Během realizace projektu je nutné dodržovat všechny podmínky nastavené ve Smlouvě o dílo nebo Kupní smlouvě s Dodavatelem. Projekt musí být realizován v souladu s výběrovým řízení, tzn. musí být dodrženy dodací lhůty, platební podmínky aj. Jakékoliv změny, které by mohly mít vliv na vítězného Dodavatele, jsou nepřípustné. V případě potřeby je nutné konzultovat s poskytovatelem dotace i případné Dodatky ke smlouvě, řešit se všemi zúčastněnými stranami kontroly na místě realizace projektu aj.
Současně je nutné dodržovat i všechny podmínky poskytovatele dotace, jako je např. dodržení nejzazšího termínu ukončení akce (dokládá se předávacím protokolem bez vad a nedodělků u stavby nebo předávacím protokolem u dodávek) nebo dodržení indikátorů, ke kterým se příjemce zavázal, jako je např. počet vystavených objektů, plocha zrekonstruované části, množství uspořené energie aj.
Realizace projektu může být dle poskytovatele dotace ukončena např. stavbou s předávacím protokolem bez vad a nedodělků, popř. dokladem o užívání stavby podle zákona o územním plánování (kolaudačním souhlasem). U dodávek končí realizace projektu předáním a nainstalováním předmětu dotace a taktéž předávacím protokolem. Vše musí být v souladu se studií proveditelnosti nebo jiným dokumentem předkládaným ve fázi žádosti o dotaci.
Žádost o platbu
Načasování žádosti o platbu může být v rámci projektu různé. Někteří poskytovatelé dotace zasílají příjemcům poměrnou část dotace jako zálohu, aby příjemce nemusel celou výši projektu financovat pouze z vlastních zdrojů. Pokud platba proběhne ještě před samotnou realizací projektu formou zálohy, říká se jí platba ex–ante.
Platba celé výše dotace může proběhnout i po ukončení projektu, takové platbě se říká platba ex–post. V tom případě příjemce projekt hradí v plné výši z vlastních zdrojů a až po dodání všech dokumentů bude příjemci proplacena schválená výše dotace.
Mezi dokumenty, které je nutné doložit vždy k úspěšnému proplacení žádosti o platbu, patří smlouva nebo objednávka s Dodavatelem, podepsaná faktura včetně soupisu prací nebo jednotlivých položek zboží a příslušný výpis z účtu s uhrazenou platbou. Dále může poskytovatel dotace požadovat i důkaz o vedení odděleného účetnictví projektu aj.
Platba může proběhnout dokonce i v kombinovaném režimu výše zmíněného. Déle trvající projekty lze rozdělit na etapy, přičemž vyúčtování probíhá po každé etapě zvlášť. Díky tomu je zajištěné průběžné financování projektu a příjemce tak není závislý po celou dobu realizace pouze na vlastních finančních zdrojích.
Poprojektová fáze
Publicita
Povinná publicita je součástí každého dotovaného projektu. Každý poskytovatel dotace má své vlastní podmínky plnění povinné publicity. Někteří poskytovatelé dodají příjemci grafický manuál, dle kterého je nutné se řídit, někteří umožňují vytvoření publicity pouze na tomu určených webových stránkách a někteří nechávají zpracování publicity na samotném příjemci.
Plnění povinné publicity se zpravidla rozlišuje podle výše obdržené dotace. Pokud je dotace v řádech jednotek milionů, obvykle postačí uvést logo poskytovatele dotace a stručný text ohledně účelu dotace na webových stránkách příjemce a na plakátu, který je nutné vyvěsit na viditelném místě souvisejícím s projektem. Pokud je obdržená dotace na projektu vyšší, může být potřeba umístění pamětní desky nebo billboardu.
Poprojektová fáze
Publicita
Povinná publicita je součástí každého dotovaného projektu. Každý poskytovatel dotace má své vlastní podmínky plnění povinné publicity. Někteří poskytovatelé dodají příjemci grafický manuál, dle kterého je nutné se řídit, někteří umožňují vytvoření publicity pouze na tomu určených webových stránkách a někteří nechávají zpracování publicity na samotném příjemci.
Plnění povinné publicity se zpravidla rozlišuje podle výše obdržené dotace. Pokud je dotace v řádech jednotek milionů, obvykle postačí uvést logo poskytovatele dotace a stručný text ohledně účelu dotace na webových stránkách příjemce a na plakátu, který je nutné vyvěsit na viditelném místě souvisejícím s projektem. Pokud je obdržená dotace na projektu vyšší, může být potřeba umístění pamětní desky nebo billboardu.
Závěrečná zpráva o realizaci / závěrečné vyhodnocení akce
Jedním z posledních kroků v dotačním procesu je odeslání Závěrečné zprávy o realizaci akce nebo Závěrečného vyhodnocení akce. Jedná se o podklady a dokumenty, které dokazují splnění všech požadavků a závazných indikátorů, které byly nastavené na začátku projektu.
Může se jednat o směsici dokumentů od nejrůznějších čestných prohlášení o nepřidělení dotace z jiného programu, zprávy z již provedených kontrol, zprávy o výsledku realizace schváleného investičního nebo neinvestičního záměru, až po aktualizace různých formulářů dle skutečného stavu, aktualizace finálního rozpočtu, doklady o užívání stavby podle zákona o územním plánování, protokoly o předání a převzetí staveb a dodávek, vyúčtování a finanční vypořádání prostředků státního rozpočtu nebo fotodokumentace celého projektu včetně doložení publicity.
Výčet nutné dokumentace k závěrečnému vyhodnocení akce si určuje každý poskytovatel dotace sám. Jakmile poskytovatel dotace závěrečné vyhodnocení akce potvrdí, začíná období udržitelnosti.
Závěrečná zpráva o realizaci / závěrečné vyhodnocení akce
Jedním z posledních kroků v dotačním procesu je odeslání Závěrečné zprávy o realizaci akce nebo Závěrečného vyhodnocení akce. Jedná se o podklady a dokumenty, které dokazují splnění všech požadavků a závazných indikátorů, které byly nastavené na začátku projektu.
Může se jednat o směsici dokumentů od nejrůznějších čestných prohlášení o nepřidělení dotace z jiného programu, zprávy z již provedených kontrol, zprávy o výsledku realizace schváleného investičního nebo neinvestičního záměru, až po aktualizace různých formulářů dle skutečného stavu, aktualizace finálního rozpočtu, doklady o užívání stavby podle zákona o územním plánování, protokoly o předání a převzetí staveb a dodávek, vyúčtování a finanční vypořádání prostředků státního rozpočtu nebo fotodokumentace celého projektu včetně doložení publicity.
Výčet nutné dokumentace k závěrečnému vyhodnocení akce si určuje každý poskytovatel dotace sám. Jakmile poskytovatel dotace závěrečné vyhodnocení akce potvrdí, začíná období udržitelnosti.
Udržitelnost a monitoring
Proplacením dotace a schválením závěrečného vyhodnocení akce projekt nekončí. Příjemce se zavazuje dodržet výstupy projektu po dobu několika let (zpravidla od tří let až po dvacet let), o čemž každoročně může informovat poskytovatele dotace zprávami o udržitelnosti.
Zároveň může kdykoli v době udržitelnosti přijít kontrola od poskytovatele dotace a zpětně uvalit sankce za nedodržení podmínek. Sankce pak musí příjemce uhradit na účet poskytovatele dotace. Výčet sankcí je vždy k dispozici v pravidlech dané dotační výzvy, zpravidla se jedná o jednotky až desítky procent z poskytnuté dotace, dle druhu pochybení.
V době udržitelnosti musí být stále dodržována i pravidla z pohledu účetnictví. Povinností příjemce je prokázat, že je majetek po celou dobu udržitelnosti v jeho vlastnictví. Veškerý pořízený majetek musí příjemce používat po celé období udržitelnosti. Od příjemce mohou být vyžádány k předložení inventární karty majetku, z nichž bude poskytovatel dotace schopen ověřit, že majetek pořízený z dotace je stále ve vlastnictví příjemce.
